E-İrsaliye Nedir?
Bilgi çağının bu denli hızla akış halinde olmasıyla birlikte teknolojik gelişmelerde hayatımızın her alanında önemli etkiler yaratmaktadır. E-Defter, E-Fatura ya da E-İrsaliye de bu durumla birlikte literatürümüzde yer almaya başlamıştır. E-Fatura ve E-Deftere kullanmaya başlayan işletmelerin genel olarak daha fazla aşina olduğu uygulamalardan biri olan E-İrsaliye, sevkiyat sürecini kontrol altına almanın yanı sıra işlemlerdeki zaman kayıplarını da ortadan kaldırmaktadır.
Kağıt irsaliye ile aynı niteliklere sahip olan E-İrsaliye dijital ortamda düzenlenen bir belge türüdür. Kağıt olarak iki şekle ayrılan irsaliye, sevk ve taşıma irsaliyesi olarak bilinir. E-İrsaliye ise bu ayrımda genel olarak sevk irsaliyesi yerine geçmektedir. Yani burada ürün ya da malı teslim alan kişiye iletilen belge olarak da bilinir. E-İrsaliye uygulamaları ile birlikte sisteme dahil olan E-İrsaliye kullanıcıları müşterilerine ürün veya mal gönderimi sağladığı sırada kağıt irsaliye yerine Elektronik İrsaliye düzenleyecektir.
E-İrsaliye Özellikleri Nelerdir?
Kağıt irsaliye yerine Elektronik ortamlarda düzenlenen irsaliyeler işletmelerin mal gönderimlerini hızlandırabilmektedir. E-Ticaret faaliyetleri veya herhangi bir mal veya ürün gönderimi ile ilgilenen ticari işletmeler E-İrsaliye uygulaması ile birlikte kağıt ortamından uzaklaşacaktır.- Kağıt irsaliye ile E-İrsaliye arasında özellik açısından herhangi bir fark yoktur.
- 10 yıl süre ile E-İrsaliyeleri dijital ortamlarda saklamak mümkündür. Saklama hizmetini entegrasyon firmaları belirli ücretler karşılığında vermektedir.
- İstenildiğinde her an geriye dönük olarak E-İrsaliyeleri görüntülemek mümkündür.
- Kayıtların güvenliği elektronik ortamda olmasından kaynaklı oldukça yüksektir.
- Red, kabul ya da iade süreçlerinde hızlı mutabakat yapmak E-İrsaliye ile mümkün hale gelecektir.
- E-İrsaliyelerin yolsa çıkan herhangi bir aksaklık ile kaybolmasının önüne geçilir.
E-İrsaliyede Bulunması Gereken Bilgiler Nelerdir?
- E-İrsaliye düzenleyen firmaya ait bilgiler (adı, ticaret unvanı, vergi dairesi, hesap numarası gibi)
- E-İrsaliyenin yönlendirildiği alıcının bilgileri
- E-İrsaliye düzenlenme tarihi ve belge numarası
- Taşınan malın türü ve miktarı
- Sevk tarihi (dakika ve saat olarak detaylı bilgilendirme)
E-İrsaliyenin Avantajları Nelerdir?
- Şirketlerin kağıt ortamından uzaklaşarak elektronik ortamda irsaliye hazırlaması ile hem kırtasiye masraflarından hem de zaman açısından tasarruf sağlar.
- İrsaliye basım, arşivleme ve kargo giderlerinin azalmasıyla birlikte maliyette azalmalar meydana gelir.
- Bilginin elektronik ortamda daha kısa sürede ulaşmasıyla birlikte tüm süreçler şirketler arasında hızla gerçekleşebilir.
- Kağıt, mürekkep, kargolama gibi pek çok maliyetten kurtarmanın yanı sıra çevreye zarar veren pek çok unsurunda önüne geçilir.
- Kullanılan muhasebe programı ile tam entegrasyon sağlamak mümkündür.
- E-İrsaliyeleri E-Faturaya çevirmek mümkündür.
- Toplu olarak E-İrsaliye indirme ya da yazdırma gibi işlemler gerçekleştirilebilir.
- Sevkiyatların hızlanması ve işlemlerin en kısa sürede yapılmasıyla müşteri memnuniyeti en üst seviyeye ulaşır.
E-İrsaliye ile Normal İrsaliye Arasındaki Farklar Nelerdir?
Dijital ortamda düzenlenmiş irsaliye ile kağıt ortamda düzenlenmiş irsaliye arasında herhangi bir farklılık bulunmamaktadır. Elektronik irsaliyenin tek farkı üzerinde taşıma yapan aracın plaka bilgisi ve sürücünün kimlik bilgilerinin yer almasıdır. E-İrsaliye sayesinde kullanıcılar Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sistemi üzerinden ürünün red ya da kabul işlemlerini gerçekleştirebilirler. Bu sayede teslimat işlemi sırasında gerçekleşen aksaklıklar konusunda satıcı bilgilendirilebilir.E-İrsaliye Başvurusu Nasıl Yapılır?
Ülkemizin önde gelen lider e-fatura ve e-irsaliye entegratörü EDM Bilişim yöneticileri, e-irsaliye başvuru usullerini şöyle aktarıyorlar: E-Fatura sistemine kayıtlı olan tüm işletmeler üç farklı yolla E-İrsaliye uygulamasına başvuru yapabilir. E-İrsaliye başvurusu;- Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından hazırlanan GİB portal üzerinden E-İrsaliye uygulamasına geçmek mümkündür.
- Şirketlerin kendileri için oluşturduğu bilgi işlem sistemlerinin entegrasyon yolları kullanılmaktadır.
- Özel entegratör firmaları aracılığı başvuruların tamamlanması mümkündür.