Yönetici Asistanını bir İdari Asistandan farklı kılan nedir?

31 Mayıs 2019 Cuma, 00:27

Detaylarını meb akademi üst düzey yönetici asistanlığı eğitimi çerçevesinde, alanında otorite olan ve sektörel tecrübesi üst seviyede olan eğitmenler ile edineceğiz bilgilerin bir kısmı olarak burada Yönetici Asistanlarının (YA) ve İdari Asistanların (İA) sorumlulukları bir şirkette örtüşebileceğini ve başka bir şirkette büyük ölçüde farklı olabileceğini belirtelim. İnsanlar bazı mesleklerde iki unvanı birbirlerinin yerine kullanabilirken, diğer alanlar Yönetici Asistanları ve İdari Asistanların tamamen farklı takımlarda olacağını varsaymaktadır.

Yönetici Asistanı ile İdari Asistan: Merak ettiğiniz bu konuda şimdiye kadarki bilgi boşluğunu doldurmak için yazdık. İkisi arasında bir fark var mı? İki konumu karşılaştırmayı kolaylaştıran bilgileri bir araya getirdik. Bu alanda kariyere başlayan herkesin Yönetici Asistanı veya İdari Asistan hakkında her şeyi bir araya getirdik.

Anahtar Farklılıklar: Yönetici Asistanı ile İdari Asistan

Yönetici Asistanları ve İdari Asistanlar, birçok sorumluluğu, temel becerileri ve ideal nitelikleri paylaşır. Bu roller şirketten şirkete değişiklik gösterdiğinden, her YA ve her İA için geçerli olacak belirli farklılıkları tespit etmek zor olabilir.

Her iki rol de şirketlerinin mümkün olduğunca verimli çalışmasını sağlar. önemli fark, her bir pozisyonun odağında yatmaktadır.

İdari Asistanlar genellikle tüm bölümlere veya süreçlere odaklanır.

Yönetici Asistanları genellikle belirli insanlara ve pozisyonlara odaklanır.

İşte bu temel farkın pratikte nasıl görünebileceğine ilişkin bazı örnekler:

  • Konferans odası takvimini (İA) yönetme, yalnızca bir yöneticinin seyahat takvimini (YA) yönetme
  • Şirket hesabına (İA) gönderilen e-postalara karşılık, belirli bir kişinin (YA) yönlendirme yazışmaları
  • Resepsiyonda (İA) check-in yapan tüm müşteriler ve ziyaretçiler ile ilgilenmek – yönetici (YA) ile görüşmeden önce öğle yemeğine kilit müşteriyi almak

İş Tanımları

Yönetici Asistanı

Genel olarak, bir Yönetici Asistanı bir yönetici veya bir yönetici ekibini destekler. Yönetici Asistanının özel sorumlulukları şirketten şirkete ve yönetici düzeyinden yönetici düzeyine kadar çeşitlilik gösterir. çoğu YA, sorunları çözer, iş stratejileri tasarlar, projeler yönetir, etkinlikler planlar, iletişimleri yönlendirir ve çok daha fazlasını yapar. Yönetici Asistanlarının çoğu, misyon odaklı şirket projeleriyle uğraşırken, takvim ve kurumsal seyahat planlama gibi çeşitli idari görevleri de yerine getirir.

Yönetici Asistanı sorumlulukları şunları içerir:

  • Bordro yönetimi
  • Ofis tasarımı ve yerleşim iyileştirmelerini planlama
  • Yeni çalışanların işe alınması
  • çalışanlara verilen ödül avantajlarının üstesinden gelmek, otopark ve bina bakımı dahil olmak üzere işletme görevlerini yönetmek
  • Teknoloji ve ofis ekipmanıyla ilgili sorunların ve güncellemelerin ele alınması
  • Etkinlik planlama
  • Takvimleri zamanlama ve yönetme
  • Raporları oluşturma

örnek Yönetici Asistanlığı Görev Tanımı

Aşağıda görev ve sorumlulukları listeleyen faydalı bir örnek Yönetici Asistanı iş tanımı hazırladık:

  • Telefonla soruları cevaplama, aramaları yönlendirme ve temel şirket bilgileri sağlama
  • Yazışma işlerini yapma, not alma, dosya saklama ve belgeleri düzenleme. Gerektiğinde fotokopi, faks, harmanlama vb.
  • Seyahat, konaklama, güzergahlar ve gerekli düzenlemelerle ilgili tüm yazışmaları düzenleme.
  • Toplantılar, iş öğle yemekleri veya müşteri yemekleri gibi etkinlikleri planlama / organize etme ve uygulama

İdari Asistan

İdari Asistanlar rutin büro ve idari görevlerini yerine getirmektedir. Dosyaları düzenler, belgeleri hazırlar, randevuları düzenlerle ve diğer personele destek olurlar.

İdari Asistanlık sorumlulukları şunları içerir:

  • Ofis iletişimini yönetme
  • Etkinlik planlama
  • Takvimleri zamanlama ve yönetme
  • Kişi listelerinin düzenlenmesi
  • Ofis dosyalama sistemini düzenli tutmak
  • Ziyaretçi karşılama
  • Fatura oluşturma
  • Büro malzemesi takibi ve siparişi

örnek İdari Asistan İş Tanımı

Aşağıda görev ve sorumlulukları listeleyen faydalı bir örnek İdari Asistanlık iş tanımı hazırladık:

çeşitli idari ve büro işlerini yapmak için sorumlu bir İdari Asistan arıyoruz. İdari Asistanın görevleri arasında yöneticilerimize ve çalışanlarımıza destek sağlamak, günlük ofis ihtiyaçlarına yardımcı olmak ve şirketimizin genel idari faaliyetlerini yönetmektir.

Yönetici Asistanı & İdari Asistan: Temel ve Yardımcı Beceriler

Yönetici Asistanları, aşağıdaki temel becerilere sahip olduklarında başarılı olurlar:

  • Zamana duyarlı ve yüksek baskı durumlarında çözümler ve alternatifler geliştirmeye yönelik güçlülük.
  • Yöneticilere etkili bir şekilde hizmet vermek ve sorunları çözmek için baskı altında sakin kalabilme.
  • Ticaretin tüm araçlarını, süreçleri iyileştirmek ve güçlendirmek için kullanabilmek için teknoloji bilgisi.
  • Yöneticilere stratejik rehberlik sağlamak için büyük resmi düşünme.
  • Gerçekten önemli şeylerin yapılması için önceliklendirme.
  • Güvenilir bir kaynak olma ve gizli bilgi sahibi olma hassasiyeti. (Patronların hassas bilgileri dikkat, anlayış ve titizlikle ele almak için Yönetici Asistanlarına güvenebilmesi gerekir.)
  • Verimliliği en üst düzeye çıkarırken fiziksel öğeleri ve projeleri takip etmek için örgütsel beceriler.
  • Küçük görevleri dengelerken önemli yapılacak şeyleri stratejik olarak tamamlamak için çoklu görev.
  • Durumlarda ve ilişkilerde sorunları ve fırsatları tespit etmek için beklenti.
  • Duygusal zeka, kendi içindeki ve başkalarındaki duyguları yorumlamak ve harekete geçirmek.
  • Mesajları, farklı formatlarda, farklı kitlelere etkili bir şekilde iletmek için iletişim becerileri.
  • Yüksek gerilimin olduğu durumlarda doğru hareketleri yapma hızı ve kararlılığı.
  • Ne olursa olsun olumlu bir tutum takınabilmek için mizah duygusu.
  • Temel işletme kararlarını personele bildirmek için analitik beceri.

İdari Asistanlar, aşağıdaki temel becerilere sahip olduklarında başarılı olurlar:

  • Sorunları yaratıcı bir şekilde çözme yeteneği,
  • İç ve dış paydaşlarla etkin ve saygılı bir iletişim kurmak için uygun görgü kuralları.
  • Duygusal zeka, (kendi içindeki ve başkalarındaki duyguları yorumlamak ve harekete geçirmek için.)
  • Verimliliği en üst düzeye çıkarırken fiziksel öğeleri ve projeleri takip etmek için örgütsel beceriler.
  • Hizmet odaklı bir tutum.
  • Zamana duyarlı ve yüksek baskı durumlarında çözümler ve alternatifler geliştirmeye yönelik güçlülük.
  • Mesajları, farklı formatlarda, farklı kitlelere etkili bir şekilde iletmek için iletişim becerileri.
  • Ticaretin tüm araçlarını, süreçleri iyileştirmek ve güçlendirmek için kullanabilmek için teknoloji bilgisi.
  • Stratejik rehberlik sağlamak için büyük resmi düşünme.
  • Gerçekten önemli şeylerin yapılması için önceliklendirme.

Ayrıca eğitim içerikli diğer haberlere ve makalelere sitemizin eğitim bölümünden ulaşabilirsiniz.

You must be logged in to post a comment Login

Yorum yazın...

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.