E-Defter Uygulaması Kullanım Alanları Nelerdir?
Kanunen yevmiye gibi tutulması gerekilen yazılı kayıtların elektronik ortamda ele alınması ve e – imza eklenilerek maliyeye dijital ortamlardan gönderilmesi sistemi e-defter uygulaması olarak adlandırılmaktadır. Standart olarak ‘.xml’ dosya formatında hazırlanıp gönderilen e-defter uygulamasına geçiş yapan bir firma artık fiziki defterin kapanış tasdikini bildirmelidir ve fiziki defterde kayıt tutmayı bırakmalıdır. Denetimlerin ve mali işlemlerin çok daha hızlı, pratik ve kolay yapılmasını sağlayan e-defter uygulaması hakkında tüm merak ettiklerinizi bu içerikte bulabilirsiniz.
E-Defter Uygulaması Nedir?
Yoğun bir çalışma ve özel uzmanlık alanı gerektiren e-defter uygulaması tüm firmaların Gelir İdaresi Başkanlığı’na düzenli olarak ilettikleri birtakım mali bilgiler içermektedir. Tüm firmalar benzer dönemlerde Gelir İdaresi Başkanlığı’na beratlarını gönderdikleri için sıkışıklıktan dolayı uzun zaman beklememek adına işlemi bitirir bitirmez biriktirmeden, son güne bırakmadan göndermenizi tavsiye ederiz. Defter beratları konusunda dikkat edilmesi gereken noktalarda biri de yasal sürecinden önce gönderilmesidir. Bu sayede daha sonra bir hata fark ettiğinizde teslim zamanına kadar bunu düzeltme şansınız olacaktır. Düzeltme yapmak için Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sistemine girip yanlış beratları silip yeni beratları yüklemeniz problemi ortadan kaldıracaktır.Kimler E-Defter Tutmak Zorundadır?
1 Ocak 2022 tarihinde yıllık olarak cirosu 5 milyon Türk Lirası’ndan fazla olan firmaların e-fatura ve e-arşiv uygulamalarına geçiş yapma zorunluluğu getirilmişti. Ancak Gelir İdaresi Başkanlığı limitleri yeni yayınladığı düzenleme ile düşürmüş ve bu zorunluluğa dahil olan işletme türlerini de arttırmıştır. Giderek dijitalleşmenin her alana yayıldığı günümüzde Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayımlanmış 535 no’lu Vergi Usul Kanunu’nda belirtildiği üzere 2022 yılında brüt satış hasılatı 3 milyon Türk Lirası olan vergi mükelleflerinin e-arşiv ve e-faturaya geçme zorunluluğu gelmiştir. Yayınlanan kılavuza göre Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından uygun görülen sektörlere 3 ay zaman tanınmış ve bu süre zarfında e-arşiv, e-fatura ve e-defter uygulamalarına geçmeleri istenmiştir. Bu uygulamalara geçiş sürecinde bir ciro sınırı uygulanmamaktadır. Ancak 3 milyon Türk Lirası’ndan fazla kazanan işletmeler bu uygulamalara geçmeye mecburdur. 2023 senesinde e-fatura kullanmaya başlayan firmaların 1 Ocak 2024’ten itibaren e-deftere de geçmeleri zorunlu kılınmıştır. Eğer bir işletme zorunlu olmadığı halde e-arşiv ve e-fatura kullanıyorsa; 3 milyon TL şartını karşılamadığı sürece e-defter kullanması zorunlu değildir. Bununla birlikte e-defter sistemi e-fatura kullanılmadan talebe bağlı kullanılabilmektedir. Herhangi bir nedenden dolayı zorunluluk kapsamında olmayan ve e-defter kullanan bireyler başvurusunu geri çekme hakkına da sahiptir. Gelir İdaresi Başkanlığı’na durumu bildiren bir dilekçe gönderilerek e-defter uygulaması sonlandırılabilir.E-Defter Başvuru Süreci
E-defter uygulaması hakkında kaleme aldığımız içeriğimizi değerlendirdikten sonra işletmeniz için e-defter uygulamasına başvurmaya karar verdiyseniz şu adımları ilerletmeniz gerekmektedir;- İlk olarak kararınızdan kesin olarak emin olmak adına Gelir İdaresi Başkanlığı’nın ilgili mevzuatlarını okumalısınız.
- GİB’in sitesinde yer alan formu doldurup gerekli belgeleri başkanlığa sunmalısınız.
- Halihazırda kullanmakta olduğunuz programınızı e-defter formatınıza uygun şekilde güncellemelisiniz.
- Zaman damgası veya Mali mührünüzü kullanmalısınız.
- E-defter mükellef tarafından saklanacak ise uygun arşivleme seçeneğinin tespit edilmesi gerekmektedir.
- Uyumluluk onayı olan bir yazılımın alınması gereklidir.
- Defterin şematron ile şema kontrolünü yapmak kolaylaşır.
- Yevmiye defterinin boyutunun olması gereken limiti aşıp aşmadığı kontrol edilip imzalanır.
- Berat sıkıştırılabilir.
- Yevmiye defterinin beratı oluşturup imzalanır.
- Hata kontrolü yapılıp hatanın olmadığı dosya xml formatında Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sistemine yüklenir.
- Ayda bir kere muhasebeci, mali müşavir veya firmanın bizzat sahibi tarafından e-defterin ibraz edilmesi gerekmektedir. Berat verilinceye kadar ilgili aya dair düzelmeler 3 ay içinde yapılabilir. Sonrasında ise ters kayıt atılıp iptal edilip yanlışlıkla girilmiş bilgiler düzeltilebilmektedir.
- Defter beratı zaman damgası kullanılarak özel bir kod ile oluşturulur ve devlete bildirilir.
- Maliye tarafından denetime gelindiği zaman önceden iletilmiş olan berat ile muhasebenin anlık tuttuğu beratlar karşılaştırılır. Beratların tutarlı olması geçmişte bir düzeltmenin yapılmadığı veya bir kaydın atılmamış olduğu anlaşılır.
- Gelir İdaresi Başkanlığı’na gönderdiğiniz aylık şifre dosyaları birer berat dosyası yerine geçer.
- Mali mührün alınmasının ön şart olduğunu bilmelisiniz.
- Eski kayıtlı bilgilerinizi bir deftere geçirip noter huzurunda kapanış tasdiki yaptırmanız yasal zorunluluktur.
- Gelir İdaresi Başkanlığı’na berat gönderirken gönderim saati ile ilgili bir sorun yaşarsanız sistem tarafından ‘Berat gönderilemedi’ ikazı alabilirsiniz. Böyle bir durumda berat dosyasını yüklemeden önce bilgisayarınızın saatinin doğru olduğunu kontrol etmeli ve BİOS saatine uygun şekilde bilgisayarınızı düzeltmelisiniz.